Kartoteka Klienta

Intranet (Windows SharePoint Services) w firmie może usprawnić wymianę informacji między pracownikami na temat Klientów. W tym celu należy stworzyć intranetową witrynę, która posłuży za wyczerpującą kartotekę Klienta.

Na wewnętrznej stronie możemy umieszczać dowolne informacje dotyczące Klienta poczynając od danych kontaktowych, informacjach o sposobie płatności czy adresie strony internetowej Klienta, a kończąc na bibliotece dokumentów z nim powiązanym.

Witrynę, która będzie pełnić funkcję kartoteki możemy stworzyć dowolną ilość bibliotek dokumentów. W zależności od tego jakie informacje są dla nas istotne możemy np. stworzyć bibliotekę umów podpisanych z Klientem, notatek ze spotkań, protokołów zdawczo-odbiorczych, a nawet faksów, e-maili, zdjęć czy skanów. Jest to również dobre miejsce do umieszczania dokumentów typu oferta czy projekt, który chcemy przekazać Klientowi. Dzięki intranetowi kilka osób może wspólnie pracować nad dokumentem. Jeśli naniesione zmiany okażą się niepoprawne, z łatwością możemy wrócić do poprzednich wersji oferty czy projektu, ponieważ intranet pozwala wersjonować dokumenty. Warto zwrócić uwagę, że do wybranych bibliotek czy dokumentów mogą mieć dostęp tylko wybrani przez nas pracownicy.

Jeśli pracujemy nad projektem dla Klienta Windows SharePoint Services posłuży nam jako narzędzie do przydzielania zadań i sprawdzania postępu prac. Integracja z pakietem Microsoft Office pozwala na przeniesienie informacje o przydzielonych zadaniach do tychże aplikacji, a możliwość ustawienia powiadomień sprawi, że zawsze będziemy na bieżąco ze stanem realizacji.

Najświeższe informacje o naszym Kliencie możemy przekazać innym pracownikom poprzez umieszczenie anonsu na stronie o kontrahencie.

Intranet może też pomóc w planowaniu i śledzeniu ważnych terminów spotkań, zakończenia etapów prac, przeglądów serwisowych u Klienta, itp. W planowaniu działań z pomocą przychodzi kalendarz.

Na sam koniec warto zauważyć, iż elastyczność tworzenia witryn jest tak duża, iż stronę poświęconą konkretnemu Klientowi możemy ozdobić jego logo.

Jeśli zależy nam na utrzymaniu dobrych relacji i wysokiej jakości usług świadczonych Klientom warto zastanowić się nad wdrożeniem Windows SharePoint Services, która może być elektroniczną kartoteką Klienta. Poufne, kluczowe oraz te ogólne informacje o Twoim kontrahencie będą przechowywane wreszcie w jednym, bezpiecznym miejscu.