Praca grupowa

Jeśli ktoś mówi o Intranecie czyli wewnętrznym Internecie w firmie najczęściej ma na myśli Windows SharePoint Services (WSS). Technologia ta pozwala łatwo i szybko tworzyć wewnętrzne, bezpieczne witryny w ramach tzw. intranetu, czyli stron internetowych do których dostęp ma tylko firma. Takie strony intranetowe są świetnym miejscem na udostępnianie informacji przez pracowników naszej firmy. Korzyści z wdrożenia Microsoft SharePoint Services nie kończą się jednak tylko na publikowaniu informacji na stronach. Dzięki temu rozwiązaniu możemy usprawnić pracę w zespole.

Wyobraźmy sobie sytuację, w której dochodzi do nieporozumień ponieważ kilka osób pracuje nad jednym dokumentem. Nie zależnie od tego czy jest to oferta dla Klienta czy opis projektu ważne jest, by można było śledzić wersje dokumentu i wiedzieć kto dokładnie co zmienił. Potrzeby te zaspokaja specjalny typ witryny w WSS - Document Workspace (Obszar pracy nad dokumentem). Dzięki niej możemy tworzyć kolejne wersje dokumentu wraz z komentarzami. Dodatkowo witryna może przechowywać listy zadań, kontaktów i innych powiązanych dokumentów.

Wersjonowanie dokumentów i kontrola wprowadzanych zmian możliwe są dzięki mechanizmowi check-out - check-in (wypożycz-zwróć). Dzięki temu zawsze możemy przywrócić poprzednią wersję dokumentu, odzyskać usunięte fragmenty dokumentu. Kolejne kopie dokumentów mogą być opatrzone komentarzami użytkowników. Rzecz jasna, tak jak na własnym komputerze, dokumenty można wpiąć w foldery.

Wywołanie ewidencji wersji dokumentu poprzez polecenie Historia Wersji. Źródło: www.office.microsoft.com

Przeglądanie różnych wersji jednego dokumentu. Źródło: www.office.microsoft.com

Alerty, czyli powiadomienia to rozwiązanie wykorzystujące e-mail. Pracownik odpowiedzialny za postępy pracy grupy może ustawić sobie dowolnie częstotliwość wysyłania do niego powiadomień. Będą one automatycznie wysyłane przez system w momencie, gdy dokumenty zostaną przez kogoś innego zmienione.

Listy zadań umożliwiają przydzielanie zadań pracownikom, określanie ich priorytetu i daty wykonania. Wykonawcy zadań mogą aktualizować status zadań i informacje o postępie. Użytkownicy moją wgląd we własne zadania, a także te przydzielone innym członkom zespołu.

Lista kontaktów może zawierać dane kontaktowe Klientów, partnerów, dostawców i innych osób. Użytkownicy mogą kopiować dane z listy do własnej książki adresowej w kompatybilnej aplikacji, np. Microsoft Office Outlook.

Członkowie grupy mogą dawać ogłoszenia na tablicy ogłoszeń. Możliwe jest określanie statusu ogłoszenia i daty ważności.

Do wymiany poglądów i pomysłów w celu znalezienia najlepszego rozwiązania zagadnienia, które pojawiło się w trakcie pracy grupowej, posłuży nam forum. Forum dyskusyjne umożliwia dzielenie się opiniami na tematy, kluczowe dla zespołu pracowników.

Nowe osoby rozpoczynające pracę w danej grupie łatwo zorientują się kto za co w projekcie odpowiada dzięki liście członków grupy.

Ci którzy znajdą ciekawe informacje na zewnętrznych portalach internetowych, mogą podzielić się wynikami swoich poszukiwań poprzez opublikowanie ciekawych linków w odpowiednim dziale.

Wszelkie działania, ważne terminy i nieprzekraczalne można pokazać w formie graficznej w kalendarzu.

Warto na koniec podkreślić, iż Microsoft SharePoint Services to rozwiązanie przyjazne i intuicyjne, które może zwiększyć wydajność i zmniejszyć liczbę nieporozumień oraz przyspieszyć wymianę informacji między członkami grupy. Stworzenie obszaru roboczego Document Workspace jest możliwe bezpośrednio z aplikacji pakietu MS Office (Word, Excel, PowerPoint) lub przez przeglądarkę internetową poprzez otwarcie listy dokumentów w intranecie. Wystarczy nadać pracownikom uprawnienia.